Lass dein Business von selbst laufen
Jeder Betrieb wiederholt dieselben Schritte: Mails verschicken, Unterlagen rausschicken, Status pflegen, Übergaben dokumentieren. heykumpel macht aus deinem Board eine Automatik — du legst einmal fest, was bei welchem Schritt passieren soll, und es passiert von allein. Mail samt Anhang, Notizen, Status-Felder oder die Übergabe an dein nächstes System. Ohne Programmierung, ohne zweites Tool.
Die immer gleichen Handgriffe fressen deine Zeit
Wiederkehrende Abläufe von Hand zu erledigen ist nicht nur lästig — es kostet jeden Tag Minuten und geht irgendwann schief.
Dieselbe Mail, zum x-ten Mal
Pflichtinfos, Terminbestätigung, Statusupdate — du tippst sie immer wieder neu. Jede einzeln, jede kostet Zeit.
Unterlagen manuell rausschicken
AGB, Datenschutz, Angebot als Anhang — bei jedem Kunden suchst du die Datei zusammen und hängst sie an.
Vergessen heißt Ärger
Eine versäumte Info oder Frist fällt erst auf, wenn der Kunde nachfragt. Im schlimmsten Fall wird es rechtlich heikel.
Zweites Tool? Zu kompliziert
Automatisierungs-Baukästen sind etwas für IT-Abteilungen — nicht für einen Betrieb, der einfach liefern will.
Mach (fast) jeden wiederkehrenden Schritt automatisch
Du legst einmal fest, was bei welchem Schritt passieren soll. Danach läuft es von selbst — immer wieder.
Auslöser: dein Workflow
Sobald eine Karte den nächsten Schritt erreicht — auf eine Liste gezogen oder dort neu erstellt — startet die Automation. Genau im richtigen Moment.
Aktionen: fast alles
Mail samt Anhang an den Kunden, eine Notiz auf der Karte, ein Status- oder Datumsfeld setzen — oder per Webhook an dein nächstes System weitergeben. Beliebig kombinierbar.
Ohne Code, alles im Board
Kein Entwickler, kein zweites Tool, kein Baukasten. Du klickst „Wenn … dann …" zusammen — fertig.
Einen Prozess automatisieren — Schritt für Schritt
Beispiel: Jeder neue Kunde soll automatisch seine Pflichtinfos (Datenschutz/AGB) bekommen, sobald du ihn in die richtige Phase ziehst.
Bilde deinen Ablauf als Listen ab — z.B. „Anfrage → Pflichtinfos → In Arbeit → Fertig".
Im Board unter Erweitert → Automationen eine neue Regel erstellen: Wenn Karte auf „Pflichtinfos" gezogen wird.
Dann E-Mail an die Kundenadresse aus den Kartenfeldern — Betreff und Text mit Platzhaltern wie {{feld:Vorname}}.
Lad dein PDF einmal hoch (Datenschutz, AGB …). Es geht ab jetzt bei jedem passenden Kunden automatisch mit raus.
Ab jetzt reicht ein Handgriff: Karte in die Liste ziehen, die Mail ist raus. Ein kurzes „Automation ausgeführt" bestätigt dir das.
Die Bausteine — beliebig kombinierbar
Auslöser pro Liste
Karte gezogen oder neu erstellt — die Automation startet am richtigen Punkt im Prozess.
Mail mit Anhang
Automatische E-Mails an die Kundenadresse aus der Karte, inklusive hinterlegter Datei (PDF, Angebot …).
Notiz & Kommentar
Dokumentiere automatisch, was passiert ist — z.B. „Pflichtinfos versendet am …" direkt an der Karte.
Feld & Status setzen
Phase, Flag oder Datum automatisch füllen, sobald ein Schritt erreicht ist.
Webhook: an andere Systeme
Per Webhook gibst du die Daten an deine anderen Tools weiter — Buchhaltung, Kalender, was du brauchst.
Einmal oder bei jedem Mal
Pro Karte nur einmal (z.B. Willkommens-Mail) oder bei jedem Durchlauf (Status-Updates) — du entscheidest pro Regel.
Warum das deinen Betrieb verändert
Häufige Fragen
Brauche ich dafür ein Extra-Tool oder Programmierkenntnisse?
Nein. Die Automationen sind direkt in heykumpel eingebaut. Du klickst „Wenn … dann …" zusammen — kein zusätzliches Tool, kein Code, kein Baukasten.
An wen geht die automatische Mail?
An die E-Mail-Adresse, die in den Feldern der Karte steht — z.B. ein eigenes Feld „E-Mail". Zusätzlich kannst du stille Kopien (BCC) an deine Firmenadresse schicken, damit du den Versand für die Akte dokumentiert hast.
Was passiert, wenn ich dieselbe Karte mehrmals durch eine Liste ziehe?
Das entscheidest du pro Regel: „nur einmal pro Karte" (z.B. für eine einmalige Willkommens-Mail) oder „jedes Mal" (für wiederkehrende Status-Updates an denselben Kunden).
Sehe ich, ob die Automation wirklich gelaufen ist?
Ja. Nach jedem Lauf bestätigt dich ein kurzer Hinweis, und im Protokoll der Regel siehst du jeden Versand mit Zeitpunkt und Ergebnis — auch wenn einmal etwas fehlschlägt.
Welche Abläufe lassen sich automatisieren?
Praktisch jeder wiederkehrende Schritt: Pflichtinfos & Onboarding-Unterlagen verschicken, Kunden-Status-Updates, Termin- und Fristen-Erinnerungen, interne Übergaben automatisch dokumentieren, Status & Felder pflegen — oder Daten per Webhook an deine anderen Systeme (Buchhaltung, Kalender …) weitergeben. Überall, wo bei einem festen Schritt immer dasselbe passieren soll. Die Basis steht heute; neue Auslöser und Aktionen kommen laufend dazu.
Was kostet das?
Ab 29 €/Monat. 3 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Hör auf, dieselben Handgriffe zu wiederholen.
Richte deine erste Automation in 5 Minuten ein — Karte ziehen, der Rest passiert von selbst. 3 Tage gratis testen.
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